Стеллажи для архива и офиса: храним документы удобно и надежно

Стеллажи для архивов и офисов предназначены для упорядоченного складирования документов, материалов и других предметов. Разумное использование пространства экономит время на поиске нужной информации, улучшает общую организацию рабочего процесса. Хорошо организованный архив не только облегчает доступ к информации, но также помогает соблюдать требования законодательства в области архивирования и хранения данных.

Виды систем хранения для документов

Навесные. Эти конструкции крепятся к стене, что позволяет сэкономить место. Они подходят для размещения легких предметов или документации, которую часто нужно иметь под рукой.

Напольные (полочные): Самый распространенный вид архивных стеллажей. Они бывают разных размеров и конфигураций, позволяя эффективно использовать пространство пола. Обычно используются для хранения папок, книг, других тяжелых материалов. “ГТС Складские системы” производит две серии таких стеллажей: 

• ТС Лайт – простая надежная конструкция с болтовым креплением, подходит для хранения документов стандартных размеров;

• ГТС Универсал – серия на зацепных креплениях, что позволяет быстро переставлять полки по высоте, размещая документы разных размеров или другие грузы. 

Мобильные (передвижные). Эти конструкции позволяют перемещать секции по желанию, что делает их универсальным решением для ограниченных пространств. Они снижают потребность в фиксированных проходах, поскольку можно легко перемещать секции для доступа к нужным ячейкам.

Шкафы для документов: Закрытые шкафы обеспечивают дополнительную защиту бумаг от пыли и повреждений, а также сохраняют конфиденциальность. Шкафы могут иметь стеклянные двери для удобного просмотра хранящихся материалов.

Стеллажи для горизонтального хранения: оптимальны для бумаг больших форматов, таких как чертежи, схемы, карты. Они обеспечивают защиту от повреждений и нарушения целостности бумаг. Для такой задачи также подойдут модели ТС Лайт и ГТС Универсал: они могут соединяться в линию неограниченной длины на общих стойках, образуя длинные секции. 

Как выбрать правильный стеллаж?

При выборе оснащения для архива или офиса стоит учитывать несколько факторов:

• Объём хранения: Подсчитайте, сколько документов и материалов вы планируете хранить.

• Размеры помещения: Измерьте доступное пространство, учитывайте высоту, ширину и глубину стеллажей, чтобы они не перегружали интерьер.

• Тип грузов: Стеллажи должны соответствовать типу хранимых материалов. К примеру, для архивных папок подойдут высокие модели, а для форматов А0 — горизонтальные.

• Доступность: Убедитесь, что все секции удобны для доступа. Это особенно актуально для хранений часто используемых документов.

• Системы организации: Подумайте о том, какие системы маркировки и сортировки вы собираетесь использовать (например, по алфавиту или по дате).

Наталья Гомзякова, продакт-менеджер ГТС Складские системы

Стеллажи для документов можно вписать даже в конструкцию мезонина, расположив на одном из этажей систему полочного хранения. Наши металлические стеллажи серии ТСУ Универсал - это настоящий конструктор, из элементов которого можно построить архив под любые задачи. А для долговременного хранения и экономии места удобно использовать передвижные секции.

Мнение эксперта

Организация хранения документов

• Каталогизация: Важно разработать систему каталогизации документов. Можно использовать как цифровые, так и бумажные базы данных, чтобы отслеживать, где находятся те или иные файлы.

• Используйте наклейки и метки: Четкое обозначение стеллажей и полок позволит оперативно находить нужные документы. Это особенно полезно при работе с большими объемами информации.

• Регулярная ревизия: Периодически пересматривайте архив, удаляя устаревшую и ненужную информацию. Это освободит место для новых документов, упростит доступ к актуальной информации.

• Обеспечьте безопасность: Для хранения конфиденциальных документов следует использовать запираемые шкафы и внедрять систему контроля доступа к ним.

Эффективное хранение документов – это не просто вопрос порядка в офисе или архиве. Это важный элемент системы управления информацией, который напрямую влияет на продуктивность и безопасность работы компании. Правильный выбор стеллажей, организация пространства, строгая система каталогизации позволят вам не только удобно и надежно хранить документы, но также значительно упростить доступ к ним. Инвестируйте время и ресурсы в правильное оформление вашего рабочего пространства: это окупится в виде улучшенной работы и повышенной эффективности вашего бизнеса.